Sabemos que boa parte dos nossos leitores são organizadores experientes, mas, o intuito deste conteúdo é auxiliar aqueles que estão começando neste mercado de eventos.
Claro que organizar uma corrida é mais complexo do que seguir um manual, no entanto, trouxemos 9 passos indispensáveis para organizar um evento de sucesso.
1 — Defina a modalidade
Para começar o seu planejamento, é necessário definir qual a categoria que o seu evento pertence, a prova será uma corrida de rua, corrida de montanha, prova de ciclismo/mountain bike, natação/travessias ou triátlon/multi esportes? Essa é primeira decisão a ser tomada para a criação do seu evento.
2 — Escolha de percurso
Este é o segundo passo mais importante para uma prova de sucesso, pois a partir da definição de percurso e distâncias é que saberemos quem é o público-alvo do desafio. Lembre-se que juntamente com esta escolha, você deve analisar as melhores opções para local de prova e até mesmo qual será a estrutura do seu evento, incluindo pontos como os postos de hidratação.
Todas essas definições impactam diretamente nas campanhas de comunicação que serão realizadas, quanto antes você tiver essas informações mais fácil será de alinhar a comunicação com o público.
3 — Crie o regulamento
É fundamental definir um regulamento para o seu evento com regras assegurando e estabelecendo deveres e direitos do atleta e da organização. Neste documento, você poderá inserir:
- Descrição da prova (horário de concentração e largada, local da prova, tempo máximo para conclusão);
- Categorias por faixa etária (se você não souber como definir as mesmas, acesse o site da CBAT);
- Retirada de kit (data, horário, local e documentos necessários);
- Descrição dos kits (ressaltando as diferenças entre cada um);
- Informações sobre alterações eo pedido (troca do tamanho de produtos, alteração de modalidade e transferência de titularidade);
- Regras de devolução da inscrição (lembrando que deve seguir o CDC);
- Se haverá premiação e como ela será feita (ex: 3 primeiros na categoria geral ou para os 3 primeiros por faixa etária);
- Local e prazo da publicação de resultados, etc.
Quando o regulamento contém essas informações o atleta se sente mais seguro para adquirir o evento e facilita para a equipe de atendimento ao participante esclarecer possíveis dúvidas de forma ágil e proativa.
4 — Tenha autorização para realização do evento
O temor de muitos organizadores, e uma das partes mais burocráticas para realização de um evento, é o requerimento de alvará com a prefeitura da cidade onde a prova acontecerá e o preenchimento de todas as informações obrigatórias. A solicitação é gratuita e em algumas regiões pode até ser preenchida online.
Para a segurança do evento é necessário a solicitação de um TPU (Termo de Permissão de Uso), além de um termo de anuência da Assessoria de Eventos da prefeitura local, para garantir que não haja dois eventos acontecendo ao mesmo tempo no mesmo lugar.
Além do alvará para a realização, também é importante contatar a polícia militar da região para que ela acompanhe o decorrer do evento e aumente a segurança do local.
5 — Infraestrutura
Se você não sabe nem por onde começar, a dica é participar de um evento antes de organizar o seu próprio, desta forma você poderá conhecer e observar pontos que são essenciais para o bem-estar dos participantes, colocar em prática o que gostou e aprimorar outros pontos.
Alguns exemplos do que não pode faltar no planejamento da sua prova:
- Gerador de energia
- Sinalização de percurso (placas, indicação de quilometragem, grades e cordões para isolamento do percurso)
- Equipamentos de som
- Cronometragem da corrida
- Pórtico para identificação da largada e chegada
- Cronômetro no pórtico
- Faixa de chegada para os primeiros colocados
- Distribuição de água ou isotônico
- Banheiros químicos
- Equipe de segurança
- Lanche (pós-prova)
- Pódio
- Medalhas
- Staff (equipe responsável pela entrega do kit, água, premiação)
- Suporte médico (tendas e ambulâncias)
- Profissionais e empresas terceirizadas (locutor / animador, DJ)
- Kit de corrida (camiseta da corrida, boné, viseira, toalha, medalha, etc.)
Há muita coisa legal para incluir no seu evento e fazê-lo se diferenciar de outros, veja também outras dicas para obter uma renda extra nas suas provas.
6 — Tenha o orçamento total do evento
Depois de planejar toda a infraestrutura da prova é preciso orçar todos os itens com o máximo de parceiros possíveis e fazer a comparação de custo-benefício. Mas não se preocupe, temos um material que também irá auxiliá-lo na precificação do seu evento.
Lembre-se de realizar suas contas baseando-se na projeção de 75% do público esperado. Caso mais pessoas se inscrevam, ótimo! Sua margem de lucro será maior que a planejada.
7 — Inscrições
Após a definição dos preços de cada kit, é importante definir como cada inscrição será vendida. Nós sabemos que o digital não é mais o futuro e sim a realidade do mercado anunciante e por este motivo, prepare-se para as vendas online.
Para atingir o maior número de pessoas, realizar transações financeiras de forma segura, contando com a tranquilidade de uma boa gestão de vendas em retenção de dados pessoais dos atletas, contabilização vagas, regras de venda, estoques, etc.
Escolha a Ticket Sports como sua parceira oficial de vendas, ajudaremos você a entregar uma boa experiência desde o momento da compra até o pós evento.
8 — Planeje a entrega de kits
É possível ofertar mais de uma opção de kit para os atletas, desde o básico (medalha e número de peito) ao completo (medalha, camiseta do evento, garrafa, viseira, brindes, etc). Muitos organizadores fazem isso e funciona, no universo esportivo temos público para várias opções de kit.
Trouxemos o resultado de uma mini-pesquisa aplicada no perfil @ticket.sports com participantes falando sobre kit:
Se você tem dúvidas sobre como montar o kit perfeito, temos um material que pode te auxiliar com as próximas decisões.
É necessário definir um local de entrega de fácil acesso e aproveitar a emissão de listas para uma boa logística de distribuição, pensar em datas estratégicas próximas à realização do evento e contratar uma equipe de staff que auxilie nas etapas de identificação do pedido, conferência de documentos e kits adquiridos.
9 — Divulgação
O último passo para o sucesso do seu evento é realizar uma boa divulgação. De nada adianta, preparar uma experiência incrível com mega estrutura, ótimos kits, ótima plataforma de vendas e esquecer da comunicação.
Saiba onde o seu público se encontra e identifique a melhor forma de se comunicar com eles, Você pode divulgar seu evento em redes sociais, por e-mails marketing, através da imprensa em portais especializados, por meio de grupos e assessorias, além de ações com influenciadores e marcas esportivas. Use a criatividade.
Na Ticket Sports você pode obter uma consultoria para alavancar suas vendas e obter pacotes de divulgação nas redes sociais.
Gostou deste conteúdo? Agora é só colocar em prática todas essas dicas no seu evento 💙
