O que é uma Régua de Comunicação e como usar esta estratégia a favor de seus eventos esportivos
Nesta matéria você vai poder adquirir insights valiosos sobre como pensar e criar uma boa régua de comunicação para seus eventos. Com uma planilha extra prontinha para te ajudar a começar.
Para organizadores de eventos esportivos, garantir o sucesso de um evento vai muito além da organização logística e das parcerias com patrocinadores. É crucial manter uma comunicação eficaz e contínua com os participantes e interessados ao longo de toda a jornada, desde o momento em que se anunciam as inscrições até o pós-evento. Uma ferramenta essencial dentro das inúmeras ações para alcançar bons resultados é estruturar, acompanhar e mensurar de perto a régua de comunicação de cada evento.
O que é uma régua de comunicação?
Régua de comunicação é uma estratégia que organiza e direciona mensagens em diferentes canais e momentos, de forma a criar um relacionamento consistente com os participantes ao longo do tempo. Em essência, é uma maneira de manter o evento presente na mente dos atletas e atrair potenciais compradores, guiando-os por toda a jornada de inscrição e participação.
Essa ferramenta é especialmente importante para organizadores de eventos esportivos, que precisam manter o engajamento do público durante longos períodos de inscrições e garantir que os participantes estejam bem informados e motivados até o dia do evento.
Importância de uma régua de comunicação para eventos esportivos
Para eventos esportivos, nós do Ticket Sports consideramos recomendar que as inscrições sejam abertas com pelo menos 4 meses de antecedência, se possível ainda mais. Esse período permite uma campanha de comunicação bem estruturada, que mantém os atletas engajados e minimiza a taxa de desistência. A régua de comunicação ajuda a:
- Se manter na memória dos atletas: Enviar mensagens periódicas mantém o evento presente na mente dos inscritos, reforçando a decisão de participação.
- Atender suas respectivas necessidades: Compreender as dúvidas e preocupações dos participantes e oferecer informações e conteúdos relevantes que atendam essas necessidades.
- Facilitar novas conversões: Mensagens com chamadas para ação claras, ajudam a converter interessados em inscritos efetivos.
- Manter a comunicação durante e pós-evento: O relacionamento não termina no momento da inscrição ou no dia do evento. Manter o contato frequente é vital para fidelizar e criar engajamento com sua base.
Estrutura recomendada
A régua de comunicação pode ser estruturada em várias fases, cada uma com mensagens específicas e objetivos claros. Abaixo, um exemplo de como essa régua pode ser aplicada para um evento esportivo com inscrições abertas durante um período de 3 meses: (utilize como ponto de apoio em seu projeto)
Pré-lançamento ou o conhecido Save The Date (mínimo 4 meses antes do evento):
- Objetivo: Criar expectativa e captar leads.
- Ações: Teasers nas redes sociais, e-mails para bases de dados existentes, anúncios online.
Lançamento das inscrições (3 meses antes do evento):
- Objetivo: Comunicar a abertura das inscrições e incentivar as primeiras inscrições.
- Ações: Envio de e-mails para leads captados, anúncios em redes sociais, *imprensa (*Assessoria de imprensa é imprescindível para obter um estudo mais aprofundado sobre devolutiva do evento à comunidade e turismo da cidade, comunicando os números e benefícios ao poder público) e demais parcerias.
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Nutrição de leads (2 a 3 meses antes do evento):
- Objetivo: Manter o interesse e aumentar a conversão.
- Ações: Envio de conteúdos informativos sobre o evento, depoimentos de edições anteriores, conteúdos de preparação (ex.: treinos, dicas).
Últimas semanas antes do evento (1 a 2 meses antes do evento):
- Objetivo: Aumentar a urgência para inscrições e manter o engajamento.
- Ações: E-mails com contagem regressiva, promoções especiais, vídeos motivacionais.
Semana do evento:
- Objetivo: Garantir que todos os inscritos estejam prontos e engajados.
- Ações: Envio de informações práticas, mapas, horários e orientações gerais.
Pós-evento:
- Objetivo: Fidelizar os participantes e coletar feedbacks.
- Ações: Envio de agradecimento, pesquisa de satisfação, ofertas para futuros eventos.
Exemplo de Planilha de Comunicação
A seguir deixamos um exemplo para estruturação de uma planilha para organização das ações de comunicação, com foco em um evento esportivo com 3 meses de inscrições abertas:
| Período | Ação | Mensagem / Conteúdo | Canal | Objetivo |
| 4 meses antes | Pré-lançamento | Teaser sobre o evento | Redes sociais, e-mail (imprensa) | Gerar expectativa e captar leads |
| 3 meses antes | Lançamento das inscrições | Inscrições abertas! Link para inscrição | E-mail, site, redes (imprensa) | Incentivar as primeiras inscrições |
| 2-3 meses antes | Nutrição de leads | Conteúdos informativos e motivacionais | E-mail, redes sociais (imprensa) | Manter o interesse e engajar leads |
| 1-2 meses antes | Última chamada | Contagem regressiva, últimas vagas | E-mail, redes sociais (imprensa) | Aumentar urgência e conversão |
| Semana do evento | Informações práticas | Instruções detalhadas para o evento | E-mail, site (imprensa) | Garantir que todos estejam preparados |
| Pós-evento | Agradecimento e feedback | Pesquisa de satisfação e convites futuros | E-mail (imprensa) | Fidelizar participantes |
Implementar uma régua de comunicação eficiente em seu processo promocional é fundamental para contribuir com o sucesso de seu evento esportivo.
Com uma comunicação bem planejada, pode-se garantir uma boa taxa de conversão de inscrições, construir um relacionamento mais próximo e duradouro com sua base, sendo este último item, essencial para a longevidade de sua marca, garantindo o sucesso a longo prazo.
