Os impactos de cancelar um evento

Cancelar um evento causa diversos impactos negativos para a imagem da sua empresa e consome muitas horas de trabalho para desfazer tudo o que já havia sido feito.

Costumamos dizer que cancelar um evento é mais trabalhoso do que organizar um.

Hoje, trouxemos alguns destes impactos e respectivos procedimentos, assim como um depoimento de uma das áreas que tem relação direta com cancelamentos: a financeira.

Decepção dos atletas e gestão do problema

É inevitável não pensar nos atletas e em toda a expectativa, cuidados e preparo criados para participar do evento. Muitas vezes o seu evento é um marco na vida de alguém que está se transformando.

Por mais que você explique os motivos o “ex-participante” ficará decepcionado.

As redes sociais se tornarão uma arena de reclamações e irritação. Não adianta retrucar, a melhor opção nessa hora é esclarecer e se desculpar com os seus clientes. Entenda que eles já estão decepcionados, então responder de forma grosseira ou tentar debater pode prejudicar ainda mais. Fizemos uma matéria sobre isso, clique aqui para dar uma olhada.

Tenha em mente que a situação pode tomar um rumo jurídico e por isso você precisa saber quais são as leis que permeiam o assunto.

Legislação

De acordo com o Código de Defesa ao Consumidor, “Art. 14. O fornecedor de serviços responde, independentemente da existência de culpa, pela reparação dos danos causados aos consumidores por defeitos relativos à prestação dos serviços, bem como por informações insuficientes ou inadequadas sobre sua fruição e riscos.”

Ou seja, o cancelamento de um evento obriga o organizador a devolver o dinheiro das inscrições que já foram adquiridas, pois a inscrição equivale a um contrato de prestação de serviço, cujo cancelamento dá direito ao reembolso.

É dever do organizador divulgar o ocorrido nos mesmos canais em que o evento foi anunciado, inclusive com a informação de que o prazo máximo para o consumidor fazer a solicitação é de 30 dias. Lembrando que o consumidor está protegido por diversas leis.

Ah, dependendo do porte do evento vale a pena enviar um comunicado à imprensa, isso pode auxiliar para que todos os atletas recebam a informação correta e demonstrar boa fé.

Processos Financeiros

O processo após um cancelamento envolve equipes do SAC, atendimento e financeiro e passa por várias etapas delicadas.

A partir do momento em que um evento é cancelado, o atendimento fica responsável por inserir a informação no site.  Quase imediatamente os atletas começam a entrar em contato com o SAC por telefone ou e-mail: “ como vou receber me dinheiro de volta?”.

Perguntamos à Valéria Buccini, coordenadora financeira do Ticket Agora, sobre as dificuldades de realizar os estornos. “As pessoas podem optar por ficar com crédito para ser usado no próximo evento ou receber o estorno. Quando optam pelo estorno o processo é manual e preciso entrar em contato pessoalmente com cada participante para confirmar os dados bancários. Isso leva um bom tempo.”

Não cancele: planeje  

Os diversos impactos causados pelo cancelamento podem acabar com sua empresa, marca e ter impactos irreparáveis.

Diversas vezes escrevemos sobre a importância de um bom planejamento. Planejar-se diminui drasticamente as chances de precisar cancelar algum evento. Por isso, atente-se aos seguintes passos:

Num primeiro momento decida aspectos básicos como data, local e modalidades. Faça a reserva do local e certifique-se de ter a permissão necessária para utilizar o espaço. Atente-se à concorrência e veja se já existe algum evento no mesmo dia que o seu.

Só depois defina aspectos um pouco mais detalhados como preços, kits, staff, logística e plataformas de venda.  Esse é o momento de fechar um orçamento pessimista / realista e o ideal é que aconteça meses antes do evento.

Busque fornecedores parceiros. Uma boa parceria pode dar muita credibilidade e ser um diferencial estratégico diante um mercado tão competitivo, mas para isso você precisa de tempo para estudar e elaborar uma proposta para os seus possíveis parceiros. Vá atrás de marcas que tenham a ver com o seu mundo e que ajudarão a alavancar vendas.

Lembre-se: a sua última opção deve ser o cancelamento. Para abrir um evento novo tenha os riscos mapeados, planeje-se com qualidade e antecedência e capriche na estratégia de vendas e captação de receitas.