Lições de mais de uma década convivendo com organizadores de eventos esportivos

Com mais de 14 anos de experiência trabalhando com organizadores de eventos de todas as federações do Brasil, aprendi que o sucesso de um evento esportivo vai muito além de boa vontade, boa logística e uma execução impecável.

Como um dos co-fundadores do Ticket Sports, tive o privilégio de atuar lado a lado com centenas de organizadores e participar como atleta de mais de 500 eventos esportivos espalhados pelo país, ouvindo, compreendendo e compartilhando as melhores práticas ao longo desta minha trajetória.

Hoje, gostaria de compartilhar alguns aprendizados que venho consolidando ao longo desses anos, sob uma perspectiva ampla e gerencial, mais focada na entrega final. Não falo como um especialista, como muitos de vocês, mas como alguém que acredita profundamente no potencial transformador que um evento bem executado causa nas pessoas.

São ações simples, mas essenciais, que podem garantir que o seu evento tenha uma experiência verdadeiramente inesquecível para todos os envolvidos.

1. Ações essenciais antes do evento:

• Planejamento antecipado: Comece a organizar o evento com bastante antecedência. Defina um cronograma detalhado para todas as etapas — desde a escolha do local até a comunicação com os participantes e fornecedores. Garanta que todos os contratos estejam assinados e que todas as licenças e autorizações necessárias (uso do espaço, som, segurança, etc.) sejam obtidas com antecedência.

• Reuniões de alinhamento: Realize reuniões regulares com a equipe e os principais stakeholders para alinhar expectativas, responsabilidades e funções. Essas reuniões devem ter mais frequência com pelo menos três meses antes do evento e se intensificar à medida que a data se aproxima.

• Plano de comunicação pré-evento: Desenvolva uma estratégia de comunicação clara e eficaz para manter os participantes, patrocinadores e a comunidade informados sobre todos os detalhes importantes do evento, como horários, percursos, regras e possíveis mudanças. Utilize e-mails, redes sociais e até mesmo grupos de WhatsApp para garantir que todos estejam alinhados.

• Testes de equipamentos: Realize testes de todos os equipamentos críticos (sistemas de som, cronômetros, buzinas de largada, etc.) com antecedência para evitar falhas no dia do evento. Tenha sempre um plano B para equipamentos essenciais.

2. Organização da arena e percursos

Uma arena bem planejada é o coração de qualquer evento, é onde as pessoas vão se conectar e aproveitar a socialização, um dos alicerces que fazem de um evento esportivo um fomentador de comunidade. Defina claramente a área principal de convivência, ativações, hidratação, banheiros, assessorias esportivas, primeiros socorros e pós prova garantindo um fluxo seguro e confortável para todos. Tenha uma sinalização eficaz para orientar os participantes nos principais pontos, como acesso a largada, guarda-volume e área médica.

Para uma corrida de rua, por exemplo, é essencial estar atento às condições do clima, percurso, garantindo que ele esteja bem sinalizado e seguro para todos os níveis de corredores. Planeje a largada de forma a evitar congestionamentos, separando por categorias ou tempos estimados de conclusão, o conhecido pace.

Certifique-se de que há pontos de hidratação GELADA suficientes ao longo do percurso e que áreas de apoio, como banheiros, ambulâncias e postos de atendimento, estejam bem distribuídas para atender prontamente a qualquer necessidade.

3. Logística e operação

A logística é fundamental. Teste todos os equipamentos antes do evento (som, cronômetros, buzinas de largada) e tenha um plano de comunicação eficaz para informar sobre horários e atualizações. Escolha um mestre de cerimônias que seja a voz do evento — alguém que possa envolver e motivar todos com clareza e entusiasmo, isso faz uma diferença incrível na personificação de seu evento.

Reuniões prévias com a equipe também são cruciais para garantir que todos saibam suas funções e responsabilidades. Uma equipe bem informada e coordenada faz toda a diferença, não deixe tudo para última hora.

4. Práticas sustentáveis e engajamento comunitário

Promova práticas sustentáveis, como descarte consciente de resíduos e uso de materiais ecológicos. Organize um mutirão de limpeza pós-evento para mostrar seu compromisso com o meio ambiente e engajar a comunidade local. Lembre-se: um evento começa antes do dia oficial e não acaba após o último atleta passar pela linha de chegada.

5. Coleta de feedback e relatórios de impacto

Uma pesquisa pós-evento é uma excelente maneira de coletar insights valiosos dos atletas. Mantenha-a objetiva e incentive respostas para melhorar nas próximas edições. Prepare também um relatório completo para apresentar os números e resultados do evento para enviar aos patrocinadores e a órgãos públicos, mensurando o impacto social e econômico gerado para a cidade, isso vai ajudar sua relação com estes parceiros e criar um impacto maior em futuras colaborações.

6. Comunicação clara com a equipe

Para garantir harmonia e sucesso no evento, é fundamental que você mantenha uma comunicação clara e objetiva, evitando mal-entendidos e conflitos no dia do evento. Neste dia, os nervos estarão à flor da pele e manter a cabeça no lugar fará toda diferença.

Questões pessoais ou detalhes específicos devem ser tratados em reuniões privadas, antes do evento, para que o foco esteja sempre na experiência dos participantes e na eficiência da organização.

Uma equipe coerente, coordenada e alinhada consegue transmitir confiança e profissionalismo para todos os envolvidos, desde os atletas até os patrocinadores, criando um ambiente mais fluido e positivo.

7. Sustentabilidade financeira: Amor pelo trabalho e retorno financeiro

Embora o amor pelo esporte e pela organização de eventos seja uma grande motivação, é essencial que o evento também seja financeiramente viável para que você, como empreendedor, possa continuar ativo. Busque estratégias para garantir um retorno financeiro, seja através de patrocínios, parcerias, inscrições ou vendas de produtos e serviços durante o evento.

O equilíbrio entre paixão e sustentabilidade financeira é o que permite ao organizador seguir em frente, promovendo novos eventos e gerando impactos positivos contínuos em suas iniciativas para transformar a vida das pessoas.

Tenha sempre em mente que um evento bem-sucedido deve buscar gerar receita para cobrir os custos e, idealmente, proporcionar lucro. Isso permite que o organizador continue a investir na melhoria da qualidade do evento, atraindo mais participantes e parceiros para futuras edições.

8. O propósito maior: O poder transformador do esporte

Como alguém cuja vida foi profundamente impactada pelo esporte, sei que ele possui um poder único de transformar vidas, inspirar e fortalecer o senso de comunidade. A motivação do Ticket Sports para apoiar e colaborar seus mais de 2.500 eventos publicados por ano vai muito além dos benefícios comerciais; trata-se de retribuir ao esporte e à comunidade tudo o que eles já nos proporcionaram. Nosso papel é deixar uma marca no presente e construir um legado duradouro para o futuro, aproveitando cada oportunidade para inspirar, conectar e promover mudanças positivas para todos.

Essa visão é compartilhada por referências do setor, como Cleber Castro, presidente da Federação Baiana de Triathlon, que afirma: “A organização de um evento esportivo vai muito além de garantir que tudo funcione bem no dia da entrega; trata-se de criar experiências impactantes que inspirem atletas e espectadores, fortalecendo a comunidade e promovendo a saúde e o bem-estar de todos. Cada detalhe conta para deixar uma marca positiva e duradoura no mundo.”

Estamos aqui para contribuir, porque acreditamos que, o impacto positivo que criamos juntos será sempre mais importante do que qualquer barreira que dificulte o sucesso no meio do caminho.

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O esporte é o que nos move!